Comment gérer les périodes de fermeture ?
Cette fonctionnalité permet de positionner automatiquement les jours de fermeture pour les collaborateurs intégrant la structure. Aussi, si un collaborateur quitte la structure dans laquelle une journée de fermeture était fixée, la journée de fermeture est annulée pour ce collaborateur.
Nul besoin de vous rappeler de saisir/supprimer ces journées en cas d'entrée/sortie de collaborateurs.
A noter que la période de fermeture ne s'affiche pas sur les calendriers dès la saisie, mais après la synchronisation qui a lieu toutes les nuits. Cette synchronisation permet également de vérifier les entrées/sorties de collaborateurs.
Cette absence est identifiée dans l'Historique de la demande d'absence du collaborateur via le log “Ajoutée via la période de fermeture”.
L'écran affiche un tableau avec les dépôts de période de fermeture précédents. S'il s'agit de votre 1er dépôt, le tableau sera vide.
Cliquez sur Ajouter .
Renseignez la ou les structure(s) concernée(s) par la période de fermeture,
le type de congés qui doit être utilisé,
la date de début et de fin avant d'enregistrer.
Un message de confirmation de la prise en compte s'affiche en bas à droite :
et l'absence s'affichera dans les calendriers dès le lendemain.
Le tableau liste les dépôts de période de fermeture. S'il y en a beaucoup, vous pouvez trier via le champ “Rechercher”, il vous est également possible de filtrer par service.
En colonne “Action”, les 3 petits points permettent d'accéder à plusieurs fonctions :
Supprimer pour supprimer définitivement la période de fermeture saisie.
Modifier vous permet de modifier votre action de dépôt, ce qui impliquera une nouvelle action de traitement la nuit suivante.
Historique vous permet d'afficher la chronologie des actions effectuées
Rapport d'exécution vous donne accès une fois la tache de nuit effectuée :
1- au détail de l'action effectuée (dépôt automatique)
2- ainsi qu'au détail du rapport d'exécution (accessible via la loupe)
- lorsque la période est hors contrat pour l'utilisateur
- lorsque le compteur d'un utilisateur n'est pas actif pour le type d'absence déposé
- lorsque l'absence déposée par la période de fermeture a été supprimée manuellement par un gestionnaire
- lorsque une absence est déjà présente sur la période de fermeture déposée
Si la modification doit intervenir pour l'ensemble des collaborateurs, alors comme vu dans l'onglet précédent, il convient de cliquer sur les 3 petits points en colonne “Action” puis “Modifier”.
Effectuez les modifications souhaitées puis enregistrez pour une prise en compte effective dans les calendriers dès le lendemain, une fois le déroulé de la tache de nuit effectué.
Si la modification ne concerne qu'un utilisateur, alors seul le gestionnaire pourra intervenir.
En effet, seul un profil “Absence gestionnaire” peut modifier les absences liées aux périodes de fermeture. Ni le collaborateur ni son valideur ne peut annuler une journée de fermeture depuis son calendrier. Il doit se rapprocher de son gestionnaire.
Ce dernier doit se rendre dans le calendrier du collaborateur pour annuler la journée de fermeture. La synchronisation de nuit ne repositionnera pas la journée de fermeture et traitera ce collaborateur comme une exception.
A noter : toute intervention manuelle de la part d'un gestionnaire prévaudra sur la tache automatique de nuit.