Comment reprendre l'historique des compteurs et/ou importer mensuellement les acquisitions ?


Rendez-vous sur l'écran de paramétrage : Paramétrage > Absences > Imports > Compteurs
L'import en crédit est possible uniquement si votre type d'absence est paramétré en “Importé depuis la paie” ou “Géré manuellement” dans l'onglet “Mode de gestion” de la rubrique “Règle d'acquisition”. L'import en Régulation est en revanche possible quel que soit le mode de gestion du type d'absence.

:!: Après avoir effectué votre import, pensez à remettre le paramétrage initial du mode de gestion si vous avez été amené à le modifier.


Cet écran affiche l'historique des imports effectués précédemment. Si rien n'a été importé, le tableau sera vide.
Pour effectuer un import, cliquez sur “Réaliser un nouvel import”.


Sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer. Seuls les fichiers au format csv, xls et xlsx sont autorisés. Les informations suivantes sont indispensables :
- identifiant ou matricule de l'utilisateur,
- une ou plusieurs colonnes crédit/régulation associée(s) aux compteurs que l'on souhaite modifier.
Si vous avez besoin d'un modèle de fichier, ne pas hésiter à solliciter notre équipe d'assistance.

Si fichier excel :


Chaque champ est à paramétrer :
* Choix de l'onglet : sélectionnez l'intitulé de l'onglet concerné par cet import dans votre fichier excel (Attention à ne pas utiliser de caractères spéciaux).
* Mode d'exécution : définir si on choisit de tester d'abord l'import, ou si on le passe en production immédiatement.
* Ligne d'entête : donne l'information à l'application qu'il ne faut pas prendre en compte la 1ère ligne du fichier dans la mesure où il s'agit de l'entête du fichier.
* Identification de l'utilisateur: définir si l'id renseigné dans le fichier correspond au matricule ou à l'identifiant de connexion.
* Format de date : paramétrer le format utilisé.
* Associé à : sélectionner la ou les sociétés concernées.



Si fichier csv :


Chaque champ est à paramétrer :
* Choix du séparateur : sélectionnez le paramètre adéquat dans le menu déroulant.
* Choix de l'encodage : définissez s'il s'agit de UTF-8 ou ISO-8859-1.
* Mode d'exécution : définir si on choisit de tester d'abord l'import, ou si on le passe en production immédiatement.
* Ligne d'entête : donne l'information à l'application qu'il ne faut pas prendre en compte la 1ère ligne du fichier dans la mesure où il s'agit de l'entête du fichier.
* Identification de l'utilisateur: définir si l'id renseigné dans le fichier correspond au matricule ou à l'identifiant de connexion.
* Format de date : paramétrer le format utilisé.
* Associé à : sélectionner la ou les sociétés concernées.




Pour chaque colonne identifiée dans le fichier (nommé ici en tant que Colonne source), il est nécessaire d'associer une valeur dans l'application (nommé ici Colonne destination).
Une fois que chaque valeur est associée, cliquez sur Importer .


Dans la colonne destination, le menu déroulant de chacun des champs vous propose les valeurs possibles à associer :

Concernant la valeur du compteur, vous avez 4 possibilités d'association :
- “Crédit” : la valeur dans le fichier écrase la valeur dans la base du logiciel.
- “Régul” : la valeur dans le fichier écrase la valeur dans la base du logiciel.
- “Ajouter au crédit” : la valeur dans le fichier est ajoutée à celle présente dans la base.
- “Ajouter à la régul” : la valeur dans le fichier est ajoutée à celle présente dans la base.
Juste au dessus de Utilisateur il y a un champ “vide” qu'il est possible de sélectionner et qui permet ne pas associer une valeur dans le fichier: pour simplifier, on dit à l'application de ne pas tenir compte de cette valeur.
Le choix “Commentaire” vous permet d'insérer dans votre fichier d'origine une colonne avec un texte qui sera inséré lors de l'import et visible dans l'historique des actions du compteur.

Exemple ci-dessous avec un import de 4 jours en régulation (le commentaire par défaut est “Import via interface”), l'import a activé le compteur, puis un 2nd import en régulation de 1.5 jours associé en “ajouter à la régul” ainsi que son commentaire associé :

Il n'est pas possible d'enregistrer l'association des champs du fait du système d'import asynchrone. En revanche, un “mapping guesser” est en place qui signifie qu'oHRis essaye de déterminer l'association en fonction des noms des colonnes du fichier. Au plus le nom des colonnes ressemblera au champ de destination, au mieux le “mapping” s'effectuera.

Majoritairement, lors du paramétrage de l'import, le mode d'exécution choisi est le test pour commencer, afin de s'assurer de la conformité du fichier en testant les champs et valeurs.
Aussi, après avoir cliqué sur “Importer” l'application renvoie vers la page d'historique des imports et affiche l'état de l'import ainsi qu'un rappel du mode d'exécution :



En colonne “Action”, plusieurs possibilités sont offertes :

I- Importer en production pour finaliser le passage en production de l'import,
II- Modifier si l'on souhaite effectuer une modification sur le test réalisé,
III- Rapport d'exécution qui permet de visualiser le résultat de l'import et si certaines lignes sont en anomalie.

Généralement en cas de test du fichier, une fois importé, on commence par
1- contrôler le rapport d'exécution, et si tout est conforme, que rien ne doit être modifié,
2- alors on exécute l'import en production.
Une fois ce passage en production effectué, la page d'historique des imports s'actualise et le mode d'exécution s'affiche en “Production” :


Et en colonne “Action”, vous aurez la possibilité :

I- de visualiser le Rapport d'exécution
II- de Dupliquer l'import
III- de Supprimer la ligne de l'historique de l'import (:!: ne supprime pas l'import effectué, mais uniquement visuellement la ligne affichée dans le tableau d'historique).

L'historique de l'ensemble des imports manuels est également accessible via le chemin Paramétrage > Général > Imports manuels > Historique