Comment paramétrer le workflow d'une note de frais et impact du délai bancaire ?
Vous avez la possibilité de paramétrer différentes fonctionnalités dans le workflow de la note de frais.
Vous pouvez définir plusieurs possibilités de passer les notes de frais en statut “Payée” et/ou “Remboursée”, et vous pouvez également autoriser ou non, les modifications du taux de TVA et du montant à rembourser, en fonction de votre besoin métier.
Vous pouvez définir plusieurs possibilités de passer les notes de frais en statut “Payée” et/ou “Remboursée”, et vous pouvez également autoriser ou non, les modifications du taux de TVA et du montant à rembourser, en fonction de votre besoin métier.
Rendez-vous sur l'écran de paramétrage : Paramétrage > Notes de frais > Paramètres
Cet écran vous permet d'effectuer différents paramétrages, dont celui du workflow.
Rdv dans la rubrique “Workflow”.
A votre disposition différents champs :
- Passage au statut payé : cochez le(s) différent(s) type(s) d'action qui vont permettre le passage en statut “Payée” de la note de frais. A votre disposition manuel/export comptable/export paie/SEPA.
- Délai bancaire = le délai à partir duquel le virement lancé est effectif. Au bout de ce délai, la note de frais passe en statut “Remboursée”. Renseignez une valeur en jours.
Si le paramétrage reste à zéro, alors la note de frais restera en statut “Payée”.
- TVA modifiable par : choisissez dans le menu déroulant si vous autorisez un profil à modifier la TVA de la note de frais, ou si aucune modification n'est autorisée.
- Montant à rembourser modifiable par : choisissez dans le menu déroulant si vous autorisez un profil à modifier le montant à rembourser de la note de frais, ou si aucune modification n'est autorisée.
- Libellé modifiable par : choisissez dans le menu déroulant si vous autorisez un profil à modifier le libellé de la note de frais, ou si aucune modification n'est autorisée.
Cliquez enfin sur Enregistrer en bas de page.
Si le délai bancaire est paramétré à 3, alors 3 jours après que la note de frais soit passée en “Payée” (hors dimanches et jours fériés) alors elle passera en “Remboursée”.
Exemple d'affichage des 2 statuts :
