Quelles sont les règles d'utilisation dans oHRis Temps ?

Sur oHRis Temps, des règles d'utilisation peuvent être paramétrées afin de définir les accès aux natures d'heures.

Ces règles sont paramétrables en fonction du profil utilisateur et de sa société d'appartenance. Par conséquent, il est possible que l'affichage sur la feuille de temps des natures d'heures varient d'un utilisateur à un autre. Si certains de vos collaborateurs vous indiquent qu'ils ne peuvent pas saisir, depuis leur feuille de temps, à certaines natures d'heures, alors il convient de vérifier les règles d'utilisation qui s'appliquent.

Pour accéder à l'écran de paramétrage des règles d'utilisation, la procédure est décrite ici : Comment paramétrer une règle d'utilisation sur une nature d'heure ?.

Cette règle vous permet de restreindre l'accès à une nature d'heures en fonction de la société d'appartenance des utilisateurs et/ou du profil qui leur est affecté.
Il peut être intéressant de paramétrer cette règle sur une nature d'heure qui vous servira de régulation. Ainsi, seul un profil gestionnaire ou administrateur aura la possibilité de l'ajouter sur la feuille de temps d'un collaborateur.

Exemple :

Si vous disposez de plusieurs structures et que toutes sont concernées par la règle, alors conservez le paramétrage par défaut “Aucun filtre” dans le champs “Filtrer les déclarés par leur structure”.
Cochez “Exclure certains” puis sélectionnez Utilisateur et Valideur si vous souhaitez que ces deux profils n'aient accès à la nature d'heure.
En procédant ainsi, vous n'aurez pas à revenir sur ce paramétrage en cas de création de nouveaux profils Gestionnaire Temps. Ils seront automatiquement inclus.

Cette règle vous permet de contrôler la période durant laquelle la nature d'heure est accessible et déposable par un collaborateur.

Exemple :

Je souhaite que mes collaborateurs puissent saisir ou corriger leur temps dans le passé jusqu'au début de semaine en cours et qu'ils ne puissent pas saisir dans le futur :

Paramétrez la règle selon vos besoins métiers.
Dans notre exemple : Nous incluons dans la règle les profils Utilisateur et Valideur et nous limitons la saisie au début de la semaine en cours.
Si la règle est appliquée sur la nature d'heures “Oubli de pointage”, alors ces deux profils ne visualiseront pas la nature d'heures “Oubli de pointage” sur les jours faisant partie de la semaine précédente.

Plusieurs limites vous sont proposées (Jours en cours, Période mensuelle en cours, etc…)

Si les limites disponibles ne correspondent pas à votre besoin, vous pouvez appliquer une tolérance. Ce champs correspond à un nombre de jours.
Tous les jours de la semaine sont pris en compte; Y compris le week-end.

Pour une tolérance égale à 3 : Votre collaborateur pourra modifier ou saisir ses heures 3 jours avant le début de semaine en cours( soit jusqu'au vendredi).

Nous sommes mardi : Votre collaborateur pourra saisir la nature d'heures jusqu'au samedi précédent.

Cette règle d'utilisation est paramétrée par défaut sur les natures d'heures de type “Heure d'entrée et de sortie” (Comme les absences et les pointages par exemple).

Elle permet d'empêcher la saisie d'une nature d'heures “Heure de début/fin” si une même nature d'heures “Heures de début/fin” ou un pointage existe déjà sur cette tranche horaire.

Exemples :

1. Présence d'un pointage de 9h à 12h :
Si un collaborateur saisie une nature d'heures de type entrée début/fin de 9h30 à 11h : Il obtiendra le message bloquant “Un événement existe déjà sur cette période” lorsqu'il cliquera sur “Valider”.

2. Présence d'un pointage de 9h à 12h :
Le collaborateur saisie une nature d'heures de type entrée début/fin de 8h30 à 18h : Il obtiendra le message bloquant “Un événement existe déjà sur cette période” lorsqu'il cliquera sur “Valider”.

3. Présence d'une absence du module Absences (nature d'heures de type début/fin) de 9h à 12h30 : Le collaborateur ne pourra pas déposer de nature d'heures qui se termine ou commence sur cette tranche horaire.

Une autre règle vous permet de bloquer la saisie d'une nature d'heures si un événement quelconque a été positionné sur la journée (Peu importe les horaires) :

1. Rendez-vous sur la nature d'heures qui ne pourra pas être saisie si un événement X est présent. Exemple : Pointage, Heures supplémentaires…
2.Filtrez en fonction des profils souhaités.
3. Dans le menu déroulant, sélectionnez l'événement X.

Exemple : Je souhaite interdire la saisie de pointage ou d'heures supplémentaires si une absence ou une récupération est positionnée alors le champs nature d'heures devra comprendre “Absence et/ou Récupération”.

Si un utilisateur essaie de saisir des heures supplémentaires sur un jour d'absence ou de récupération, il ne visualisera pas “Heures supplémentaires” ou “Pointage” sur sa feuille de temps et ne pourra effectuer de saisie.

Si cela est autorisé à titre exceptionnel et que vous n'avez pas contraint les profils Administrateur et/ou Gestionnaire, alors ces profils pourront saisir pour l'utilisateur.

Cette règle vous permet d'interdire l'utilisation d'une nature d'heures sur certains jours.
Vous pouvez également interdire ou autoriser la saisie sur les jours fériés et/ou chômés.

Si vous souhaitez qu'une nature d'heures soit déposable uniquement sur les dimanches et jours fériés par exemple, il faudra créer une nouvelle nature d'heures dédiée pour la saisie sur ces jours.
En effet, le paramètre “Autoriser uniquement ces jours”, dans “Jours fériés” et “Jours chômés” permettra la saisie uniquement sur les jours fériés ou uniquement sur les jours chômés (Ou uniquement sur les jours de semaine que vous cocherez).

Exemple :

Je souhaite que mes collaborateurs puissent poser des astreintes sur les dimanches et jours fériés, il faudra alors créer deux natures d'heures de type Entrée :

- Astreinte du dimanche (Ajout de cette règle d'utilisation dans laquelle sera coché le dimanche uniquement).
- Astreinte sur jours fériés (Ajout de cette règle d'utilisation dans laquelle sera coché “Jours fériés : Autoriser ces jours uniquement.)

Cette règle a pour objectif de limiter le nombre d'heures saisies sur une nature d'heures.
exemple : Vous souhaitez limiter la déclaration d'heures supplémentaires au-délà d'une heure par jour :

1. Sélectionnez la règle “Limite de déclaration” sur la nature d'heures “Heures supplémentaires” sur le profil d'heures en question.
2. Appliquez les filtres souhaitées.
3. Renseignez la limite à appliquer (en heures ou minutes).

Si un utilisateur déclare deux heures supplémentaires alors il obtiendra ce message d'erreur :

Cette règle applique une limite par saisie.
Il est donc possible de saisir en deux fois une heure supplémentaire.
Pensez à paramétrer la règle “Dépôt interdit en fonction d'une nature d'heures” pour éviter la double saisie.
Ainsi, la nature d'heures n'apparaitra plus dans le menu déroulant si une saisie du même type a déjà été effectuée.