L'identification des contacts référents
En tant qu'administrateur, il vous appartient de renseigner les coordonnées des contacts référents de votre instance. Ces contacts seront le point d'entrée d'oHRis pour les communications dédiées sur certains sujets. Cette gestion vous permettra d'avoir la main sur les mises à jour nécessaires, notamment en cas d'arrivées ou de départs au sein de vos équipes.
Rendez-vous sur l'écran de paramétrage : Paramétrage > Général > Paramètres > Contacts
Les contacts à renseigner sont répartis dans différentes catégories :
- Général: contacts principaux pour l’administration globale de votre environnement oHRis
- Sécurité : contacts utilisés pour les communications liées à la sécurité : alertes, incidents, vulnérabilités
- Accès à l'assistance : contacts autorisés à solliciter notre équipe support
- RGPD : contacts référents pour la gestion des sujets liés à la protection des données personnelles
Si la page de contacts n'est pas renseignée, ou si une partie est manquante, l'administrateur visualisera l'information dans ses tâches :
Il sera également notifié par mail chaque jour jusqu'au remplissage complet de l'écran Contacts.
Et ensuite chaque année, les contacts devront être reconfirmés :
Un rappel quotidien par mail sera envoyé à l'administrateur si les contacts renseignés ne sont plus valides (utilisateur inactif ou non-confirmé depuis plus d'un an).
Pour les contacts Sécurité & RPGD, les contacts référents peuvent être externes à l'entreprise. De ce fait, on permet de renseigner des adresses emails pour ces contacts.