Comment activer et paramétrer la gestion des forfaits jours ?

La fonctionnalité oHRis de suivi du forfait jours permet à chaque collaborateur concerné par une convention de forfaits jours de déclarer ses jours travaillés et chômés tout au long de l'année, et d'indiquer s'il a respecté ses temps de repos pour chaque semaine de l'année. Cette déclaration peut être suivie et validée par son responsable hiérarchique, ainsi que par le gestionnaire RH de sa société.

En tant qu'administrateur vous devez effectuer les paramétrages suivants :

1. Rendez-vous dans “Paramétrage”, puis “général”,
2. Cliquez ensuite sur “Structures / Services”, puis “Editer”,
3. Cliquez sur la clé anglaise de la structure souhaitée.

La fenêtre concernant différents paramétrages de cette structure s'ouvre.

Afin d'activer et de paramétrer la gestion des forfaits jours, vous allez devoir accéder à “Activités”, puis aux différents onglets de paramétrage.

• 1. Onglet “Général”

1. Dans la partie “Forfait jours”, cochez “Afficher l'onglet “Synthèse forfait jours” dans la feuille d'activité”, et “Activer la fonctionnalité de déclaration légale sur la feuille d'activités”,
Vous devez ensuite renseigner le message visualisé par le collaborateur lorsqu'il atteste qu'il a respecté ses temps de repos hebdomadaire.
Enfin, paramétrez la période de gestion des forfaits jours.
2. Cliquez sur “Enregistrer“

• 2. Onglet “Paramétrage de la feuille d'activité”

Cochez ou non (selon le besoin du métier) les paramètres entourés en rouge.
Les autres paramètres ne sont pas pertinents pour la gestion des forfaits jours dans oHRis.

Vous avez la possibilité de faire en sorte que les jours fériés, weekends, etc. soient par défaut en “non travaillé” ou ” travaillé”.

Les paramètres ci-dessous sont à la discrétion du métier :

Une fois que vous avez effectué les paramétrages, cliquez sur “Enregistrer”.
L'écart type doit être au moins de 0.5, et le mode de saisie en fraction de journée.

Si vous souhaitez activer les envois de mail, rendez-vous dans le dernier onglet “Paramétrage des emails”.

1. Rendez-vous dans “ Paramétrage”, puis “ Activités” deux fois,
2. Cliquez sur “Ajouter”.

Une fenêtre s'ouvre.

3. Créez une activité globale libellée “Travaillée”,
4. Cochez oui à “Activité globale” et “Validation hiérarchique” si vous souhaitez qu'il y en ai une,
5. Cochez non à “Considérée comme une absence”,
6. Cliquez sur “Enregistrer”.

Créez une activité globale libellée « Non travaillée » en procédant de la même façon que pour l'activité Travaillée SAUF que vous devez cocher oui à “Considéré comme une absence”.

1. Cochez « Inclure dans le calcul du forfait jour » toutes les absences différentes des Congés annuels et RTT. Soit, toutes les « absences » qui ne sont pas à comptabiliser en tant que jour « travaillé » dans la gestion des forfaits jours.
2. Cliquez sur “Enregistrer”.

Si vous ne savez pas comment accéder aux types d'absences, vous pouvez vous référer à cette page de notre manuel : https://documentation.ohris.info/doku.php/param_conges:comment_creer_une_absence_simple

Si vous avez besoin d'aide pour accéder aux profils des utilisateurs, rendez-vous sur cette page : https://documentation.ohris.info/doku.php/parametrage_general:administrateur_parametrage_gestionnaire

Pour terminer le paramétrage de la gestion des forfaits jours, vous devez apporter des modifications aux profils Activité déclarant, Activité valideur hiérarchique et Activité gestionnaire afin qu’ils puissent visualiser uniquement les écrans dédiés à la gestion des forfaits jours.

• 1. Activité déclarant

1. Cochez les éléments entourés en rouge,
2. Cliquez sur “Enregistrer”.

• 2. Activité valideur hiérarchique

1. Cochez les éléments entourés en rouge,
2. Cliquez sur “Enregistrer”.

• 3. Activité gestionnaire

1. Créer un profil (ou plusieurs profils) Activités gestionnaire (selon le besoin du métier),
2. Cochez les éléments entourés en rouge,
3. Cliquez sur “ Enregistrer”.