Comment paramétrer le profil d'un gestionnaire d'activités ?

Par gestionnaire d'activités, on entend toute personne responsable de l'administration et du reporting sur des activités/projets de recherche. Dans oHRis, cette personne doit avoir un profil Activités gestionnaire qui lui permettra principalement de :
* créer des activités,
* désigner les collaborateurs devant imputer sur ces activités,
* accéder aux écrans de suivi des déclarations des collaborateurs,
* réaliser du reporting.

Le champ d'action du gestionnaire d'activités se définit dans oHRis à travers 2 axes :
A) Un périmètre « structures » (onglet « Périmètre » du profil) constitué d’un ou de plusieurs services qui va lui donner accès à la population de collaborateurs associés à ces services,
B) Un périmètre « activités » (onglet « Activités » du profil) constitué d’un ensemble d’activités lui permettant d’avoir accès aux données de celles-ci et aux collaborateurs de son périmètre « structures » qui y sont affectés.

Ainsi, le gestionnaire a la possibilité de :
* accéder aux feuilles d’activités des collaborateurs de son périmètre structures (A), et par conséquent visualiser ces collaborateurs dans les écrans de suivi ;
* gérer les affectations activités des collaborateurs de son périmètre structures (A) depuis leur fiche utilisateur (A) ;
* définir les valideurs hiérarchiques des collaborateurs de son périmètre structures (A) ;
* administrer le paramétrage des activités de son périmètre activités (B) ;
* affecter des collaborateurs du périmètre structure (A) depuis les activités du périmètre activités (B).

De ce fait, le périmètre d’un gestionnaire lui permet l’accès aux feuilles d’activités et aux fiches utilisateurs :
* des collaborateurs appartenant à son périmètre structures, même s’ils ne sont pas affectés aux activités de son périmètre activités (1),
* des collaborateurs appartenant à son périmètre structures et affectés aux activités de son périmètre activités (3).

Par contre, il n’a pas accès aux feuilles d’activités et aux fiches utilisateurs des collaborateurs affectés aux activités de son périmètre s’ils n’appartiennent pas à un service de son périmètre structures (2). Il peut néanmoins éditer leurs affectations aux activités de son périmètre depuis le paramétrage de celles-ci.

Voici un schéma synthétisant le principe décrit ci-dessus : perimetre_activites.pptx

La création d'un profil et le paramétrage de son périmètre s'effectuent dans l'écran de gestion des profils utilisateurs.

1. Rendez-vous dans “Paramétrage”, “Général” puis “Profils utilisateurs”,
2. Cliquez sur le profil gestionnaire pour lequel vous souhaitez ajouter un périmètre (il sera nécessaire de créer des nouveaux profils pour les différents périmètres en cliquant sur “Ajouter” en bas de la liste des profils utilisateurs).

Vous accédez à l'écran de paramétrage du profil gestionnaire que vous avez choisi.

3. Rendez-vous dans l'onglet “Périmètre”, puis dans l'onglet “Activités”,
4. Saisissez le périmètre de votre choix et cliquez sur “Ajouter”,
5. La liste des structures ou activités ajoutées s'affichent dans le tableau.

Si le gestionnaire d'activités doit avoir accès à toutes les activités et/ou à tous les utilisateurs, ne renseignez rien dans l'onglet Activités et/ou Périmètre.