Comment paramétrer un flux de données pour piloter les données utilisateurs à partir d'un fichier .csv ?

Etape 1 : Préparation de l'import

Principe d'exécution de l'interface

  • Les données sont transférées par fichiers « plat ».
  • Le fichier expose les entités « utilisateur » et leurs attributs de façon structurée sous forme .CSV. Une entité ne fait l’objet que d’une seule et unique ligne.
  • Les utilisateurs ne devant pas accéder à oHRis sont filtrés en amont par le client.
  • Le fichier .CSV généré devra respecter impérativement l’ordre des colonnes spécifié dans ce document.
  • La première ligne du fichier .CSV est ignorée, la ligne d’entête ayant un caractère informatif uniquement.
  • Le caractère séparateur des colonnes est le point-virgule.
  • Le caractère séparateur des décimales est le point ou la virgule.
  • Le fichier doit être nommé en respectant le format suivant : flux_utilisateurs_YYYYMMDD.csv («YYYYMMDD» étant l’horodatage à la date de validité des données exposées).
  • Une recherche de fichier à traiter est effectuée à l'heure indiquée dans le paramétrage du connecteur du lundi au vendredi.
  • Si aucun fichier n'est présent, le connecteur est en échec. Dans le rapport d'erreur, un message indique le libellé du fichier manquant.
  • Quand un fichier est détecté, il est traité par oHRis puis archivé sur l’espace d’échange pour une durée de 32 jours.
  • Si plusieurs fichiers sont présents sur l'espace d'échange, le fichier le plus récent est traité.

:!: Veillez à nommer correctement les répertoires dans votre SFTP.
Nous vous recommandons 4 répertoires :
- Un répertoire « depot/prod/ » : destiné à l’usage en environnement de production,
- Un répertoire « depot/test/ » : destiné aux environnements de recette de l’application,
- Un répertoire « archives/prod/ » : destiné à l’usage en environnement de production,
- Un répertoire « archives/test/ » : destiné aux environnements de recette de l’application.

Spécifications générales du fichier d'échange

  • La clé d'identification d'un utilisateur entre votre SIRH et oHRis est le matricule.
  • Le matricule est une donnée unique par société.

:!: En revanche, dans le cas où votre application comporte plusieurs sociétés, il est possible que deux utilisateurs affectés à deux sociétés différentes aient le même matricule. Cela ne pose pas de problèmes.

  • Un utilisateur est créé dans oHRis si et seulement si la clé d’identification est inexistante dans la base oHRis.
    Sinon, l'utilisateur est mis à jour s’il existe un différentiel des données entre les attributs exposés par le fichier et les attributs existants dans oHRis.
  • Si une donnée obligatoire est absente du fichier pour un matricule ou ne correspond pas au format attendu alors un message d'erreur “La valeur X est absente ou incorrecte - la ligne est ignorée ”. L'utilisateur n'est pas créé/mis à jour/désactivé.

Contenu du fichier

Colonne Libellé colonne Format Obligatoire Commentaires
1 Matricule varchar(255) Oui Matricule paie de l'utilisateur (peut être utilisé comme critère de recherche).
2 Nom varchar(255) Oui Nom de l'utilisateur (peut être utilisé comme critère de recherche).
3 Prenom varchar(255) Oui Prénom de l'utilisateur (utilisé dans les mails).
4 Genre enum (‘male’,’female’) Oui Genre de l’utilisateur (utilisé pour les statistiques et certains contrôles au dépôt d’absence).
5 Identifiant varchar(180) Oui Identifiant permettant de se connecter à oHRis (Renseigner l'identifiant de votre authentification spécifique si différente de l'authentification oHRis).
L’identifiant dans oHRis est une donnée unique, il n’est pas possible que 2 utilisateurs possèdent le même, même s'ils sont dans 2 sociétés différentes.
6 AdresseMail varchar(255) Non Permet de recevoir les mails du workflow ainsi que les rappels.
7 TypeContrat varchar(255) Oui Le flux ne créé pas de « type de contrat » : seuls les types de contrat présents dans oHRis sont acceptés. Si une autre valeur est envoyée, un message d'erreur est enregistré.
Permet de mettre en place des règles :
- de restrictions d'accès aux types d'absences
- d'option pour la gestion du CET (Exemples : Contractuel/Titulaire ou CDI/CDD/Stagiaires.
8 Groupe varchar(255) Oui Le flux ne créé pas de « groupe » : seuls les groupes présents dans oHRis sont acceptés. Si une autre valeur est envoyée, un message d'erreur est enregistré.
Permet de mettre en place :
- des calculs de droits différentes
- des restrictions d'accès aux types d'absences \\- d'option pour la gestion du CET.
La notion de groupe permet de filtrer dans les écrans de recherche.
9 Societe varchar(255) Oui Libellé court de la société d'appartenance de l'utilisateur. Le flux ne créé pas de « Société » : seuls les sociétés présentes dans oHRis sont acceptées. Si une autre valeur est envoyée, un message d'erreur est enregistré.
10 Services Arborescence
séparée par des “|” 		Oui Libellé court du service parent du service d'appartenance de l'utilisateur | libellé long du service parent du service d'appartenance de l'utilisateur || Libellé court du service d'appartenance de l'utilisateur | libellé long du service d'appartenance de l'utilisateur.
Exemple :
Service RH | Service Ressources Humaines ||Formation | Formation.
11 DateDebutContrat date (AAAA-MM-JJ) Oui Date de début du contrat en cours. Permet d’activer le compte de l’utilisateur, de borner le dépôt des absences, et le calcul des droits par oHRis.
12 DateFinContrat date (AAAA-MM-JJ) Non Date de fin du contrat. Permet de borner le dépôt des absences, de désactiver le compte de l’utilisateur dans oHRis, d’afficher les périodes hors contrat dans les plannings collectifs, et de borner le calcul des droits par oHRis.
13 Responsable varchar(180) Non Identifiant du responsable de l'utilisateur.Le connecteur affecte en cascade le responsable en tant que valideur de chaque module.
14 Cycle varchar(255) NonQu'est ce qu'un cycle de travail ?.
Renseigner le libellé d'un cycle présent dans oHRis. Le flux ne crée pas de “cycle”. Si une autre valeur est envoyée, un message d'erreur est enregistré. Ce cycle sera affecté à partir de la date indiquée dans la colonne “DateAffectationCycle” dans le cas où aucun cycle n'est affecté à partir de cette date dans oHRis.
Le flux ne supprime pas de cycles présents dans oHRis. Si un cycle a été importé par erreur, le gestionnaire devra le retirer directement dans la fiche de l'utilisateur.
15 DateAffectationCycle date (AAAA-MM-JJ) Non
16 JoursFeries varchar(255) NonLibellé du calendrier de jours fériés oHRis à affecter à l'utilisateur. Si une autre valeur est envoyée, un message d'erreur est enregistré. Lors de la création de l'utilisateur, le calendrier de jours fériés renseigné est affecté à partir de la date de début de contrat de l'utilisateur. Il n'y a pas de mise à jour du calendrier si l'utilisateur est déjà dans oHRis.
17 Modules enum (‘Absence’,
’Activity’, ’ExpenseReport’,
’Payslip’, ’CET’,
’Time’, ’Interview’,
’HRFile’) 		OuiPermet d'indiquer les modules à activer pour l'utilisateur séparé par des :
- Absences : module Absences
- Activity : module Activités
- ExpenseReport : module Notes de frais
- Payslip : module e-bulletins
- CET : module CET
- Time : module Temps
- Interview : module Entretiens
- HRFile : Suivi RH
18 Enfants date (AAAA-MM-JJ) Non Date de naissance du/des enfants de l’utilisateur. Donnée utile uniquement pour les établissements relevant de la fonction publique dans le cas où le type d'absence Garde d'enfants est paramétrée (Comment activer la gestion de garde d'enfants ?)

Modèle de fichier

Matricule Nom Prenom Genre Identifiant AdresseMail TypeContrat Groupe Societe Services DateDebutContrat DateFinContrat Responsable Cycle DateAffectationCycle JoursFeries Modules Enfants
844 TOMSKI Noah male ntomski ntomski@mail.fr CDD Apprenti SOCIETE A DIRECTION GENERALE|DG||Pole 3 |P3 01/01/2022 pmartin 100%-35H-7L-7M-7M-7J-7V-0S-0D 01/01/2023 France Absence 2006-08-17|2010-04-08
2007 JEAN Patrick male pjean pjean@mail.fr CDI CADRE SOCIETE A DIRECTION GENERALE|DG|| SECRETARIAT|SEC || P1 |Pole 1 05/05/2010 referent1 100% lundi au vendredi 01/01/2023 France Absence|Activity

Règles de gestion à la création de l'utilisateur

Les paramètres suivant lui sont affectés :

  • Langue d'affichage : Français
  • Réception des emails : Oui
  • Fuseau horaire : Europe/Paris
  • Il hérite d'un droit de visualisation sur le planning de son service d'appartenance

Règles de gestion à la mise à jour de l'utilisateur

  • Si la date de fin de contrat est strictement antérieure à la date du jour, le compte de l'utilisateur est désactivé.
  • Le flux réactive tout utilisateur inactif dans oHRis disposant d’un contrat en cours dans le fichier. Un contrat en cours signifie que le jour J (jour d'exécution du connecteur) est inclus dans la période Date de début de contrat et Date de fin de contrat.
  • Si un changement de service est détecté, l'ensemble des droits de visualisation sur d'autres services sont retirés et il hérite d'un droit en visualisation sur ce nouveau service.

Etape 2 : Paramétrer le flux

Rendez-vous dans l'écran de gestion des connexions externes :


1. Depuis la page d'accueil, cliquez sur “Paramétrage” depuis le bandeau supérieur.



2. Cliquez sur “Général” pour dérouler le menu, puis sur “Connexions externes”.



3. Cliquez sur “Ajouter”.



4. Cliquez sur “Standard”.


Vous arrivez sur l'écran de paramétrage du connecteur :


5. Renseignez les informations de connexion à votre SFTP.
:!: Si vous n'avez pas de SFTP, nous pouvons vous en mettre un à disposition. Il suffit d'en faire la demande en envoyant un mail à support@ohris.fr.



6. Dans le menu déroulant “Données à importer” cochez “Utilisateurs”.



7. Sélectionnez l'heure à laquelle l'import devra s'effectuer quotidiennement.
8. Indiquez la durée de conservation des logs.


Ignorez la rubrique “Paramétrage Absences”.

Enfin, cliquez sur Enregistrer en bas de page.

Votre import automatique est paramétré. Le premier import aura lieu le lendemain à l'heure d'exécution paramétrée.

Si vous souhaitez désactiver l'import automatique, il vous suffit de décocher les données dans le champ “Données à importer”