Mise en place initiale - Procédure de paramétrage

Ce document reprend l’ensemble des actions de paramétrage à effectuer pour l'utilisation des modules proposés par oHRis :

• Absences (Congés et Télétravail),
• Temps (Temps de présence),
• Activités/Forfait jours,
• Activités/Suivi des activités,
• Entretiens (Entretiens annuels & professionnels),
• Notes de frais,
• Suivi RH (Dossier du salarié) et
• Bulletins (Distribution et archivage des bulletins de salaire).

Ces actions doivent être effectuées en respectant l'ordre chronologique exposé dans cette procédure, en vous rapportant aux chapitres dédiés aux paramétrages généraux ainsi qu'à ceux dédiés aux modules qui sont présents dans l'offre souscrite.

Les chapitres et sous-chapitres 1, 9, 13 et 15.1 concernent des paramétrages généraux qui constituent le “socle” d'oHRis, et qui sont indispensables pour une utilisation optimale de l'outil. Les autres chapitres et sous-chapitres concernent des paramétrages spécifiques aux différents modules.

Pour entamer le paramétrage de votre instance, il convient de vous connecter au compte « administrateur », créé par défaut, sur cette instance. Vous trouverez ci-dessous les informations de connexion :

• URL de l'instance : Cette information vous a été communiquée par mail
  
• Identifiant : administrateur
  
• Mot de passe : Cette information vous a été communiquée par téléphone
  

oHRis vous permet de personnaliser les couleurs de votre instance et d'intégrer le logo de votre entreprise.
Pour personnaliser votre instance, consultez la procédure ci-dessous :
Comment modifier le logo et les couleurs d'oHRis ?

oHRis vous permet de personnaliser les paramètres de sécurité et d'authentification afin qu'ils s'adaptent au mieux à votre contexte.
Pour personnaliser votre instance, consultez les procédures ci-dessous :
Comment paramétrer la politique de gestion des mots de passe ?
Comment paramétrer l'authentification double facteur ?

Votre instance est pré paramétrée avec une structure nommée « Défaut ».
Pour personnaliser le nom de cette structure avec le nom de votre société, vous devez réaliser les actions suivantes :

1. Sélectionnez l'onglet Paramétrage accessible dans le bandeau du haut.
2. Cliquez ensuite sur Général dans le bandeau de gauche.
3. Déroulez le menu Structures/services.
4. Puis, cliquez sur Editer.
5. Enfin, cliquez sur l'icône “éditer” (1ère icône dans la colonne “Action”).

6. Renseignez le nom de votre société/structure dans les champs “libellé long” et “libellé court”.
7. Enfin, cliquez sur Enregistrer.

Pour créer les différents services de votre société, veuillez consulter la procédure ci-dessous :
Comment créer ou modifier un service ?

Sur oHRis, le cycle de travail correspond à la répartition théorique des journées/demi-journées travaillées et chômées d'un utilisateur sur une période (une semaine, une quinzaine, etc). Le cycle de travail est utile afin de faire correspondre l'affichage du calendrier avec la réalité du terrain.

Ex : Un utilisateur à temps partiel qui ne travaille pas le mercredi, visualisera le mercredi comme jour chômé (journée grisée) sur son calendrier Absences.

De plus, le cycle de travail peut être important pour le décompte de certaines absences et pour le calcul de certains droits.

Par défaut, certains modèles de cycles de travail sont déjà présents sur votre instance.

Vous pouvez néanmoins créer de nouveaux cycles de travail si nécessaire :
Comment créer un cycle de travail ?

Par défaut, plusieurs types d’absences sont pré-paramétrés sur l’outil. Nous distinguons les absences “à compteur” et les absences “simples” (sans compteur).

Pour finaliser le paramétrage des types d’absences, il convient :

- d’identifier et de vérifier le paramétrage des types d’absences déjà créés que vous souhaitez utiliser.
Il convient de contrôler le paramétrage dans chaque onglet

- d’inactiver les types d’absences déjà créés que vous ne souhaitez pas utiliser.

- de créer éventuellement d’autres types d’absences.

Vous trouverez ci-dessous les procédures qui vous permettront d’effectuer ces actions :

Motif d'absence sans compteur :
Comment créer un motif d'absence simple + contrôle lors du dépôt ?

Motif d'absence à compteur :
- Acquisition annuelle : Comment créer un motif d'absence avec une acquisition annuelle + contrôle lors du dépôt (ex. RTT)
- Acquisition mensuelle : Comment créer un motif d'absence avec une acquisition mensuelle + contrôle lors du dépôt (ex. congés payés) ?

Si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité dédiée à la gestion du télétravail, vous trouverez ci-dessous la procédure permettant d’activer cette fonctionnalité pour votre structure : Comment activer la gestion du télétravail ?

Si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité d’export paie sur oHRis, il convient de :

⇒ Contrôler les formats d’export disponibles : https://documentation.ohris.info/doku.php/exports

⇒ Paramétrer les modalités d’export et le code paie dans les types d’absences à exporter 

Pour exporter vos absences, vous devez définir, pour chaque motif d'absence :
- Les modalités d'export (ex : évènement complet, 1 ligne par journée d’absence, …)
- Le code / les codes paie correspondant

Ces données doivent être fournies par l’éditeur de votre logiciel de paie.

La procédure permettant de paramétrer ces informations est disponible ci-dessous :
Comment créer un motif d'absence simple + contrôle lors du dépôt ? (Etape 4 : Paramétrez les modalités de l'export paie)

Les profils d’heures correspondent aux modes de collecte des temps qui seront mis en place dans votre structure (pointage physique/virtuel, déclaration des heures, déclaration des heures supplémentaires).

Vous devez donc activer le/les profils d’heures correspondant aux différents modes de collecte utilisés dans votre établissement. Pour cela, vous trouverez la procédure d’activation des profils d’heures ci-dessous :

Comment activer un profil d'heures standard ?

Si vous souhaitez utiliser le profil d’heures « badgeage physique/virtuel » avec écrêtage, vous devrez paramétrer une ou plusieurs grilles horaires.
La procédure est disponible ici : Comment créer une grille horaire ?

La procédure est disponible ici : Comment paramétrer l'export des natures d'heures

Si vous souhaitez mettre en place le badgeage physique via une badgeuse, rapprochez-vous de notre service commercial.

Si vous souhaitez mettre en place du badgeage virtuel, vous devez intégrer des plages d’IP utilisées pour ce badgeage virtuel.
Pour cela, vous devez suivre la procédure ci-dessous :
Comment activer le pointage virtuel ?

Si vous utilisez le module Activités pour la gestion des forfaits jours, vous devrez activer cette fonctionnalité en suivant les procédures ci-dessous :

Comment ajouter la valeur du forfait jours à un collaborateur ?
Comment activer le forfait jours pour un collaborateur ?

Le paramétrage des mails du module Activités s’effectue dans l’écran suivant :

1. Sélectionnez l'onglet Paramétrages accessible dans le bandeau du haut.
2. Ensuite, cliquez sur Général dans le bandeau de gauche.
3. Déroulez le menu Structures/services.
4. Puis, cliquez sur Editer.
5. Enfin, cliquez sur l'icône “clé à molette”.

6. Sélectionnez l'onglet Activités.
7. Puis, l'onglet Paramétrage des emails.
8. Cochez les envois que vous souhaitez mettre en place.
9. Enfin, cliquez sur Enregistrer.

Vous trouverez ci-dessous les procédures qui vous permettront de paramétrer la saisie et la validation sur le module activités :

Comment définir les jours pouvant être saisis dans la feuille d'activités ?
Comment paramétrer la période ouverte à la saisie ?
Comment paramétrer le mode de validation des feuilles d'activités ?
Comment paramétrer le mode de saisie par défaut et l'écart type ?
Comment autoriser la saisie d'activités par un tiers ?

La procédure de paramétrage des emails du module activités est détaillée dans la partie 4.2 de cette page.

Pour paramétrer des financeurs, rendez-vous dans l’écran suivant :

1. Sélectionnez l'onglet Paramétrages accessible dans le bandeau du haut.
2. Ensuite, cliquez sur Activités dans le bandeau de gauche.
3. Puis sur Financeur.
4. Enfin, cliquez sur Ajouter puis Enregistrer.

Pour paramétrer des types d’activités, rendez-vous dans l’écran suivant :

1. Sélectionnez l'onglet Paramétrages accessible dans le bandeau du haut.
2. Ensuite, cliquez sur Activités dans le bandeau de gauche.
3. Puis sur Type d'activités.
4. Enfin, cliquez sur Ajouter puis Enregistrer.

oHRis vous permet de paramétrer une ou plusieurs tâches en fonction d'un financeur. Ces tâches seront ainsi proposées dans l'arborescence de chacun des projets rattachés à ce financeur.

Ces tâches sont paramétrables dans l'écran suivant :

1. Sélectionnez l'onglet Paramétrages accessible dans le bandeau du haut.
2. Ensuite, cliquez sur Activités dans le bandeau de gauche.
3. Puis sur Tâche sur activités.
4. Enfin, cliquez sur Ajouter puis Enregistrer.

Vous trouverez ci-dessous la procédure qui vous permet de créer vos activités :

Comment créer une activité ?

Par défaut, oHRis propose différents modèles de questionnaires entretiens. Lors de la création d’une campagne d’entretiens vous pourrez alors sélectionner parmi tous les modèles existants, le modèle d’entretien à utiliser pour cette campagne.

Vous trouverez ci-dessous la procédure permettant de modifier un modèle existant ou de créer d’autres modèles de questionnaires :

Comment créer un modèle d'entretien ?

Lorsque vos modèles de questionnaires ont été créés, vous pourrez paramétrer votre/vos campagnes d’entretiens. La procédure est détaillée dans le lien ci-dessous :

Comment créer et paramétrer une nouvelle campagne d’entretiens ?

oHRis est pré-paramétré avec un barème kilométrique véhicule de tourisme. Il convient de vérifier ce paramétrage et d’ajouter d’autres barèmes si nécessaire.

La procédure détaillant le paramétrage du barème kilométrique est disponible ci-dessous :

Comment paramétrer un barème kilométriques ?

oHRis est pré-paramétré avec un ensemble de natures de frais. Toutefois, il convient de vérifier leur paramétrage avant la mise en production.

Vous pourrez également ajouter d’autres natures de frais si besoin.

Vous trouverez, ci-dessous, la procédure qui vous permet de créer une nouvelle nature de frais/modifier une nature de frais existante :

Comment créer une nature de frais simple ?

Les natures de frais pré-paramétrées doivent être vérifiées/complétées (ex : La rubrique Paramètres généraux reste à compléter)

Pour chaque nature de frais, vous pouvez définir un plafond de remboursement. La procédure est accessible via le lien ci-dessous :

Comment paramétrer une règle ou un plafond de dépense ?

Si vous souhaitez mettre en place la dématérialisation des justificatifs à valeur légale, vous devrez suivre la procédure ci-dessous :

Comment activer la dématérialisation des justificatifs à valeur légale ?

Le module Suivi RH d'oHRis permet de gérer des informations et des documents qui concernent vos collaborateurs. Vous aurez la possibilité de gérer des documents personnels (contrat de travail, attestation de formation, etc) et des documents partagés (règlement intérieur, charte, etc).

La procédure permettant de paramétrer la structure du dossier RH de l'utilisateur est disponible ici :
Comment paramétrer la structure du dossier RH ?

Lorsque la structure du dossier RH de l'utilisateur est créée, il convient de paramétrer les accès aux données qui constituent le dossier RH. Pour cela, vous trouverez ci-dessous la procédure relative au pilotage des accès aux données :
Comment piloter les accès en visualisation et en édition pour les données du dossier RH ?

Si vous souhaitez utiliser le générateur de document, vous avez la possibilité de paramétrer le logo de votre société, un tampon ainsi qu’un pied de page. Ces éléments pourront ensuite être intégrés dans vos différents modèles de documents à distribuer.

La procédure de paramétrage de ces éléments est disponible ici : Comment paramétrer le générateur de document ?

Le module Suivi RH vous permet de générer des documents et de les transmettre à vos utilisateurs. Vous pouvez ainsi créer des modèles de documents à générer. Pour cela, vous trouverez la procédure ci-dessous :
Comment créer un modèle de document à générer ?

Le module Suivi RH d'oHRis peut vous permettre de gérer des documents partagés. Ces documents partagés seront accessibles à l'ensemble des utilisateurs du module Suivi RH. Vous avez la possibilité de paramétrer dans oHRis, différentes catégories (répertoires) de documents partagés dans lesquelles vous pourrez déposer vos documents.

Il existe par défaut 3 catégories préparamétrées sur votre instance :
- document administratif
- règlement
- procédure

Vous avez la possibilité de modifier ces catégories ou d'en créer de nouvelles en suivant la procédure exposée ci-dessous :
Comment paramétrer une catégorie pour le partage de documents ?

L'étape suivante consiste à créer l’ensemble de vos comptes utilisateurs. La procédure est disponible ci-dessous :

Comment créer un utilisateur ?

Lorsque vos utilisateurs sont créés, vous pouvez finaliser l’activation du télétravail pour les utilisateurs concernés. Les procédures sont accessibles dans le manuel d’utilisation d’oHRis :

Comment activer la fonctionnalité d'un ou plusieurs utilisateurs de mon périmètre ?

Comment personnaliser le paramétrage à l'utilisateur de mon périmètre ?

Lorsque vos utilisateurs sont créés, vous pouvez finaliser l’activation de la gestion des forfaits jours en renseignant une valeur de forfait pour vos utilisateurs. La procédure est accessible dans le manuel d’utilisation d’oHRis :

Comment ajouter la valeur du forfait jours à un collaborateur ?

Pour distribuer un bulletin sur le compte d’un utilisateur, oHRis recherche une clé d’identification présente sur le bulletin (en général les 10 premiers chiffres du numéro de sécurité sociale de l’utilisateur).

Vous devez donc intégrer dans oHRis les clés d’identification de vos utilisateurs :

Comment renseigner la clé d'identification de mes collaborateurs ?

Vous devrez également paramétrer le mode de distribution des bulletins pour l’ensemble de vos utilisateurs. Pour cela, vous pouvez consulter la procédure ci-après : Comment renseigner le format de bulletin pour chaque collaborateur ?

La gestion courante d’oHRis est effectuée par des gestionnaires/administrateurs. Il convient donc de désigner un ou plusieurs gestionnaires/administrateurs pour chacun des modules utilisés.

Vous trouverez ci-dessous la procédure qui décrit les actions à effectuer :
Comment paramétrer un gestionnaire (ex. gestionnaire absence) ?

Le compteur CP N-1/N acquis est paramétré en gestion manuelle. Dans le cadre de la reprise de données, il convient d’intégrer les soldes du compteur CP N-1/N acquis au moment de la mise en production d’oHRis et d’activer ce compteur aux utilisateurs.

Pour cela, rendez-vous dans l'écran suivant :

1. Sélectionnez l'onglet Paramétrages accessible dans le bandeau du haut.
2. Ensuite, cliquez sur Absences dans le bandeau de gauche.
3. Puis sur Types d'absences.
4. Cliquez sur le compteur CP N-1/N acquis.
5. Consultez l'onglet Gestion.
7. Cliquez, pour chacun des utilisateurs, sur la valeur de crédit et renseignez la valeur du solde du compteur à la date de mise en production.
Un commentaire sera nécessaire avant validation de cette valeur.

Lorsque vous aurez effectué cette opération pour l’ensemble des utilisateurs, il convient d'effectuer l'action suivante :

1. Toujours dans l'onglet Gestion, cliquez sur l'icône “éditer” située dans la colonne Etat.

2. Puis, sélectionnez « Crédit positif actif » et validez.
Seuls les compteurs avec un crédit positif s’activeront.

Si des absences CP N/N+1 en cours ont été déposées sur des dates antérieures à la date de mise en production, deux solutions s’offrent à vous pour la reprise de données :

Option 1 : repositionner toutes les absences de ce compteur dans le calendrier oHRis

Option 2 : repositionner uniquement les absences à venir dans le calendrier oHRis et ajouter, sur le compteur, une régulation négative qui correspondra aux absences prises avant la mise en production.

La procédure qui décrit l’activation de l’envoi de mails est disponible ci-dessous :
Comment activer et paramétrer l'envoi des E-mails ?

La procédure est décrite ici : Comment paramétrer une notification ?

Lorsque vous aurez effectué votre reprise de données sur les compteurs (crédit, régulation, dépôt des absences), vous pouvez activer le recalcul automatique des acquisitions des compteurs en cours d’acquisition calculés par oHRis. (ex : CP (en cours), RTT)

Pour cela, rendez-vous dans le paramétrage des types d’absences concernés :

1. Sélectionnez l'onglet Paramétrages accessible dans le bandeau du haut.
2. Ensuite, cliquez sur Absences dans le bandeau de gauche.
3. Puis sur Types d'absences.
4. Cliquez ensuite sur le compteur concerné (ex : CP N+1/N+2 en cours.

5. Rendez-vous dans l'onglet Règles d'acquisition.
6. Puis, dans la partie 2- Planification, champ Acquisition automatique.
7. Sélectionnez “Oui”.
8. Cliquez sur Enregistrer en bas de la page.

oHRis dispose d’une fonctionnalité de recalcul automatique et quotidien des feuilles de temps.

Pour l’activer, rendez-vous dans l’écran suivant :

1. Sélectionnez l'onglet Paramétrages accessible dans le bandeau du haut.
2. Ensuite, cliquez sur Général dans le bandeau de gauche.
3. Déroulez le menu Structures/services.
4. Puis, cliquez sur Editer.
5. Enfin, cliquez sur l'icône “clé à molette”.

6. Sélectionnez l'onglet Temps.
7. Puis, dans le champ Heure de recalcul automatique, indiquez 6:00.
8. Enfin, cliquez sur Enregistrer.