Comment gérer les heures de récupération ?
Il est possible de paramétrer un compteur de récupération de deux manières. Le choix pour l'un ou pour l'autre va dépendre de la limite d'utilisation de ces heures. Si les heures doivent être utilisées au cours d'une période définie (exemple du 1er janvier N au 31 décembre N), il faudra opter pour un type d'absence à compteur. Dans le cas où l'utilisateur peut moduler ses heures excédentaires d'une semaine à l'autre, d'un mois à l'autre, un type d'absence classique suffira.
Option 1 : Création d'un type d'absence Récupération "classique"
Etape 1 : Rendez vous dans l'écran de gestion des Tags
Le tag permettra de faire la liaison des heures de récupération entre le module Temps et le module Absences.
1. Cliquez sur “Paramétrage” depuis le bandeau supérieur.
2. Cliquez ensuite sur “Temps” pour dérouler le menu puis sélectionnez “Tags”.
Etape 2 : Créez le tag "Récupération"
1. Cliquez sur “Ajouter”.
2. Renseignez “Récupération”
Cochez la case “Critère de sélection à l'export” si vous souhaitez pouvoir extraire des données relatives à cette récupération.3. Cliquez sur Enregistrer.
Etape 3 : Paramétrez votre profil d'heures
1. Rendez-vous dans vos profils d'heures.
2. Cliquez sur l'icône permettant de modifier le profil d'heures concerné.
3. Cliquez sur l'onglet “Nature d'heures” et cliquez sur “Ajouter”
4. Sélectionnez “Heures de début + Heures de fin” et cliquez sur “Ajouter”.
5. Effacez le libellé et remplacez le par celui de votre choix. Dans cet exemple, nous utiliserons à nouveau le libellé “Récupération” qui est le plus parlant.
6. Choisissez le tag “Affiché” et le tag “Récupération” (créé précédemment).
7. Vous avez la possibilité d'associer un icône à la nature d'heures.
8. Sélectionnez le workflow “Hérité/Automatique”.
9. Laissez le champ “Commentaire”“ désactivé et le paramètre “Chevauchement sur 2 jours” interdit.
10. Cliquez sur “Enregistrer”.
Etape 4 : Rendez-vous dans l'écran de gestion des types d'absences
1. Cliquez sur “Paramétrage” depuis le bandeau supérieur.
2. Cliquez sur “Types d'absences” pour dérouler le menu.
Etape 5 : Créez un nouveau motif d'absence
1. Pour ajouter une absence, cliquer sur “Ajouter” en bas de la liste des absences existantes.
Une fenêtre s'ouvre :
2. Renseignez les différent champs :
* Libellé court : libellé affiché dans le calendrier.
* Libellé long : libellé affiché dans les tableaux de compteurs des utilisateurs, les extractions, les demandes d'absences…
* Libellé agenda : libellé affiché dans les calendriers de messageries des utilisateurs,
* Code oHRis : (facultatif) permet de faire un lien entre l'absence et une autre fonctionnalité du logiciel (Exemple : don de jours, ou flux absences SIRH vers oHRis).
N'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance en cas de doute sur ce sujet : Assistance oHRis,
* Description : message qui apparaitra lors du dépôt de l'absence.
* Mode de décompte : sélectionnez le mode de décompte En heures (Le dépôt d'une période d'absence sera défini dans le cycle de travail).
* Justificatif : indiquez si un justificatif est nécessaire à la demande d'absence. Cochez oui, si celui-ci doit être joint au moment du dépôt de la demande.
* Associé à un compteur : cochez “Non”.
* Absence travaillé : cochez “Non”.
* Validation immédiate : cochez “Non” dans le cas où les demandes d'absences déposées pour ce motif doivent être soumises au workflow de validation. Sinon, cochez “Oui”. Les demandes seront alors automatiquement validées.
* Validation par le gestionnaire : cochez “Oui” si les demandes réalisées sur ce type d'absence doivent être envoyées en validation directement aux gestionnaires ayant en gestion l'utilisateur à l'origine de la demande, sans faire intervenir le(s) valideur(s) de l'utilisateur.
* Cochez “Actif” pour rendre ce type d'absence disponible au dépôt.
* Ne cochez pas “Inclure dans le calcul du forfait jour”.
* Associé à : sélectionnez les structures pour lesquelles ce type d'absence doit être accessible.
* Tag feuille de temps : sélectionnez le tag Récupération qui permettra de synchroniser l'absence dans la feuille de temps de l'utilisateur.
3. Cliquez sur “Enregistrer”.
Une fois enregistré, d'autres onglets vont apparaitre.
Etape 6 : Paramétrez les règles d'utilisation
1. Cliquez sur l'onglet Règles d'utilisation.
2. Cliquez sur “Ajouter”.
Une fenêtre s'ouvre avec une liste de règles disponibles :
3. Sélectionnez la règle d'utilisation “Limite par rapport aux récup déclarées dans le module temps”
4. Natures d'heures : sélectionnez “Report d'heures sur la semaine suivante”.
5. Date de fin : sélectionnez “Fin de la semaine en cours”.
6. Dans le champ “Solde limite”, indiquez 0.
Cela permet de vérifier que l'utilisateur a un solde correspondant au moins à la durée d'une demi-journée pour déposer une absence pour ce motif.Exemple : Un utilisateur a un cycle où il travaille 3h30 par demi-journée. Il devra alors avoir au minimum 3h30 dans sa feuille de temps dans la nature “Report sur la semaine suivante” pour pouvoir effectuer son dépôt.
7. Cliquez sur “Enregistrer”.
Comme pour chaque type d'absence, nous conseillons de paramétrer également la règle “Dépôt interdit dans le passé”.