Comment obtenir un export pour commander les titres restaurant ?

Rendez-vous sur l'écran : Absences > Paie > Exports




Cet écran affiche les modèles d'extraction conservés précédemment. Tous les modèles créés sont visibles et accessibles par toutes les personnes en possession du rôle.
Pour générer un nouvel export, cliquez sur “Créer un nouvel export” et ici sélectionnez “Tickets restaurant”.


:!: Si vous ne possédez que le rôle “Export tickets restaurant” alors seule cette possibilité vous sera accessible. C'est l'administrateur qui a la main sur la gestion des rôles.




Utilisez les filtres à votre disposition pour sélectionner la période à prendre en compte.
* Période d'export des tickets restaurant : à définir selon votre besoin,
* Prendre en compte les modifications : oui/non,
* Inclure les modifications: 3 choix vous sont proposés.

L'option “Prendre en compte/Inclure les modifications” permet de prendre en compte les modifications qui auraient eu lieu sur une période précédente et les exposer dans le fichier (colonne Régulation).
Ces éléments sont à associer avec l'option “Clôture” qui permet de marquer donc de suivre les absences et dépenses lors d'un prochain export (:!: utilisation détaillée dans le dernier onglet)


Exemple: si on paramètre
Période d'export des tickets restaurant à “Mois précédent”
et Prendre en compte les modifications à “Oui”
et Inclure les modifications à “Remontant 2 mois en arrière” (de la période d'export)
On est en mai 2024, cela signifie que l'export généré exposera les valeurs de avril 2024 ET contrôlera les modifications intervenues en mars et février 2024.




Définissez le nom de votre modèle d'export : c'est le libellé qui s'affichera en 1ère page.
Vous pouvez ensuite définir le nom de votre fichier (attention de respecter les clés obligatoires et de ne pas utiliser de caractères spéciaux non pris en charge), et paramétrez ensuite le format d'export souhaité : excel, CSV ou Edenred.
Cliquez enfin sur Enregistrer l'export .



Une fois votre modèle créé, il s'affiche en 1ère page avec :
1- son libellé
2- le type d'export correspondant
3- la période d'export paramétrée
4- le nom de l'auteur du modèle
5- la coche de clôture
6- l'icône permettant plus d'actions (les 3 petits points).


Pour générer votre export, il convient de cliquer sur l'icône Plus d'actions du libellé choisi.


Vous pouvez réaliser une prévisualisation du fichier qui sera généré en laissant l'option “Clôture” à “Non”.
1. Identifiez le modèle d'export qui vous correspond.
2. Cliquez le bouton “Clôture” pour le faire passer à “Oui”. Ainsi, les absences que vous exporterez, ne ressortiront pas dans votre prochain export.
3. Cliquez en colonne Action sur les 3 petits points “Plus d'action” et sélectionnez “Générer l'export paie“.



Téléchargez le fichier généré directement dans l'Historique des exports.


1- L'export généré est historisé,
2- Et en colonne Action vous pouvez télécharger votre fichier.

A la différence d'un export paie, il n'est pas possible de supprimer un export tickets restaurant dès lors qu'il est marqué.



La coche “Clôture” est une balise de marquage des absences et dépenses. Son utilisation permet de marquer les absences et dépenses afin qu'elles ne soient plus exportées lors des prochains exports.

Dès lors que la coche est à “OUI”, le fichier est historisé afin d'éviter tout risque de perte de données.
:!: Le fait de marquer est définitif: une fois les absences et dépenses marquées, en cas d'erreur, il n'est pas possible de supprimer et renouveler l'export.

L'intérêt du marquage est de permettre un calcul différentiel d'un mois sur l'autre.
Utilisation détaillée ci-après avec un exemple.


juillet 2023: 15 jours travaillés et août 2023: 11 jours travaillés



Lancement d'un export tickets restaurant pour le mois de juillet, on souhaite marquer (donc on coche “Clôture” à OUI), mais on ne souhaite pas contrôler de modifications antérieures (donc “Prendre en compte les modifications” coché à NON), et on choisit un format d'export en excel.
Le fichier généré affiche bien un total de 15 tickets restaurants pour le mois de juillet :



Courant août, besoin de déposer une absence en régulation sur le mois de juillet = les 27 et 28/07/2023:


Toujours 11 jours travaillés en août, et
2 jours de moins travaillés sur juillet du fait de la régulation en EMAL



Dans la mesure où les TR de juillet ont déjà été extraits et marqués dans l'export de juillet, sur l’export d’août on doit pouvoir :
1/ identifier le nombre de TR à délivrer pour les jours travaillés en août,
2/ identifier la régulation effectuée sur juillet,
3/ avoir un total des TR à délivrer à fin août.

Donc lancement d'un export tickets restaurants pour le mois d'août, on souhaite marquer et on souhaite contrôler les modifications sur le mois précédent, également on choisit un format d'export en excel.
Le fichier généré pour août affiche une colonne supplémentaire:


Dans l’affichage, on visualise :
1. les 22 jours théoriques du mois d’août,
2. les 11 jours travaillés,
3. ainsi que les 11 jours de CP (le 15/08 étant férié),
4. aucun repas à l’extérieur (lié à une note de frais),
5. une régulation d’absence de 2 jours en juillet (les 27 et 28/07) soit -2,
6. un total de 9 tickets à délivrer.

Ici la régulation est à -2 car il y a eu 15 TR délivrés pour juillet, mais au final, dans la mesure où 2 jours d'absence supplémentaires ont été déposés en régulation, seuls 13 tickets doivent être pris en compte sur juillet pour 13 jours entiers travaillés.


Il est possible de ne pas exporter les données des utilisateurs qui auraient choisi de ne pas bénéficier des tickets restaurant.
Pour cela, il faut vous rendre dans la fiche de l'utilisateur (Comment rechercher un utilisateur ?), rubrique Absences, onglet Tickets restaurant,
et cocher à “OUI” Ne pas exporter puis enregistrer :