Comment obtenir un export pour commander les titres restaurant ?

En tant que gestionnaire, vous pouvez à tout moment exporter le nombre de titres restaurant à octroyer aux utilisateurs de votre périmètre.

Le nombre de tickets restaurant à octroyer est calculé à partir du nombre de jours calendaires sur la période d’extraction, moins :

• le nombre de jours chômés (samedis, dimanches, jours fériés, jours chômés pour les temps partiels),
  
• les absences validées, ( Les absences paramétrées comme absences “travaillées” ouvrent droit à des tickets restaurant. (cf. Comment créer un motif d'absence simple + contrôle lors du dépôt ?)
  
• les dépenses de type « restaurant » (déclarant ou invité) issues du module Notes de frais
  

Si vous avez opté pour le marquage des absences et dépenses, le fichier sera historisé dans la partie “Historique des exports”.

Pour télécharger et ouvrir le fichier sur votre ordinateur, il vous suffit de cliquer sur l'icône “Téléchargement” située à côté du fichier concerné.

Si vous n'avez pas opté pour le marquage des absences et dépenses, le fichier exporté se téléchargera sur votre ordinateur et/ou s'ouvrira directement dans certains cas. Il ne sera pas historisé sur oHRis.

L'export au format « Ecran » n'est pas proposé lorsque l’on coche « Marquer les absences et dépenses: oui » car il ne laisse pas d'historique des éléments marqués. Il y a donc un risque de perte de données, alors qu'un format excel génère systématiquement un téléchargement de fichier.
Le fait de marquer est définitif: une fois les absences et dépenses marquées, en cas d'erreur, il n'est pas possible de supprimer et renouveler l'export.

L'intérêt du marquage est de permettre un calcul différentiel d'un mois sur l'autre.
Utilisation détaillée ci-après avec un exemple.

juillet 2023: 13 jours travaillés et août 2023: 10 jours travaillés

Lancement d'un export tickets restaurants pour le mois de juillet, on souhaite marquer mais on ne souhaite pas contrôler des modifications antérieures, et on choisit un format d'export en excel.

Mon export est pour le mois de juillet, au format excel, sans recherche sur le mois précédent pour cet exemple et j'ai besoin de marquer les absences et dépenses.
Dans la mesure où c'est un format excel, j'ai une ligne qui s'insère en historique avec la possibilité de consulter ultérieurement le fichier généré.

Le fichier excel généré affiche bien un total de 13 tickets restaurants pour le mois de juillet:

Courant août, besoin de déposer une absence en régulation sur le mois de juillet = le 18/07/2023:

Toujours 10 jours travaillés en août,
et un jour de moins travaillé sur juillet du fait de la régulation

Dans la mesure où les TR de juillet ont déjà été extraits et marqués dans l'export de juillet, sur l’export d’août on doit pouvoir :
1/ identifier le nombre de TR à délivrer pour les jours travaillés en août,
2/ identifier la régulation effectuée sur juillet,
3/ avoir un total des TR à délivrer à fin août.

Donc lancement d'un export tickets restaurants pour le mois d'août, on souhaite marquer et on souhaite contrôler des modifications sur le mois précédent, et on choisit un format d'export en excel:

Le fichier excel généré pour août affiche une colonne supplémentaire:

Dans l’affichage, on visualise :
1. les 18 jours théoriques du mois d’août,
2. les 10 jours travaillés,
3. ainsi que les 8 jours d’absence,
4. aucun repas à l’extérieur (lié à une note de frais),
5. une régulation d’absence en juillet (le 18/07 comme simulé) soit -1,
6. un total de 9 tickets à délivrer.

Ici la régulation est à -1 car il y a eu 13 TR délivrés pour juillet, mais au final, dans la mesure où un jour de congés supplémentaire a été déposé en régulation, seuls 12 tickets doivent être pris en compte sur juillet pour 12 jours entiers travaillés.