Comment traiter les demandes en cours des utilisateurs de mon périmètre ?
Votre profil Gestionnaire vous permet de visualiser les demandes déposées par tous les utilisateurs de votre périmètre et en attente de traitement.
L'affichage qui est à votre disposition distingue vos validations en propre, liées à votre fonction de valideur, et le suivi des validations de votre périmètre de rattachement.
• Si je suis Absence valideur, je vois “Validation“
• Si je suis Absence gestionnaire, je vois “Suivi des validations“
• Si je suis Absence valideur & Absence gestionnaire, je vois “Validation” & “Suivi des validations”.
Etape 1 : Rendez-vous sur le module "Absences"
Accès à mes validations directes :
2. Cliquez ensuite sur “Validation” pour avoir accès aux demandes en attente de mon périmètre en tant que valideur.
Accès à mon périmètre de gestion :
2. Cliquez ensuite sur “Gestion” pour avoir accès à “Suivi des validations“
Cliquez sur le nombre en attente pour visualiser le détail des demandes.
En tant que gestionnaire, je peux agir uniquement sur mon périmètre de rattachement.
Si l'un de mes valideurs a des demandes de télétravail en attente de validation pour des utilisateurs en dehors de mon périmètre de rattachement, je ne pourrai pas intervenir.
Exemple:
Hélène DURAND est valideur de Maxence FONTENAY et Yves MOULIN,
Maxence fait partie de mon périmètre de gestion: je peux valider ses demandes en attente,
Yves ne fait pas partie de mon périmètre de gestion: je ne peux pas valider.
Etape 2 : Sélectionnez les événements que vous souhaitez traiter.
Affichage de l'ensemble des demandes de télétravail en attente de validation:
Cliquez sur l'icône planning de la ligne de demande de télétravail à valider. Un nouvel onglet s’ouvre en affichant le planning du service du collaborateur.
Exemple de la demande d'absence n° 29 de Maxence FONTENAY pour le 10 octobre:
en cliquant sur l'icône de planning, un nouvel onglet s'ouvre avec l'affichage du planning de l’ensemble du service, en démarrant la semaine précédant la date de début de l’absence demandée:
Le fait d'avoir cliqué sur l’icône planning génère une modification de l’image dans une couleur plus foncée et la ligne de l’absence est cochée, prête à être traitée en masse :
Etape 3 : Validez ou refusez des événements
2 possibilités s'offrent à vous pour valider ou refuser une demande de télétravail: soit depuis le module Absences, soit depuis le mail de notification.
Choix 1: Directement depuis le module Absences
1. Cochez la case en haut du tableau pour traiter tous les événements en une seule fois. Sinon sélectionnez individuellement un ou plusieurs événements.
2. Cliquez sur “Valider/Refuser des évènements”.
3. Cliquez sur “Valider” ou “Refuser”.
Le commentaire est obligatoire si vous choisissez de refuser la ou les demandes.
Choix 2: Depuis le mail de notification
Lors de la réception du mail de notification de la demande de télétravail de l'un de vos collaborateur, vous avez la possibilité de valider ou refuser directement depuis le mail et de contrôler en même temps le planning du service afin de faciliter la prise de décision.
Vous avez la possibilité de cliquer sur les boutons à disposition dans la section “Validation” directement depuis le mail pour valider ou refuser une demande de télétravail.
La section “Planning” juste au dessous dans le mail, vous met à disposition l'affichage du planning du service afin de faciliter la prise de décision.
Les évènements Télétravail y sont affichés systématiquement par demi-journées et le code couleur “En attente de validation” et ” Validé” est éditable dans l'IHM.