Comment effectuer les paramétrages généraux de l'export paie des absences ?

Vous devrez renseigner les paramètres suivants :

Limite dans le passé de l'export (en mois) :
Permet de définir l'antériorité des absences à faire apparaître dans le fichier.
En effet, certains logiciels de paie vont par exemple rejeter les absences positionnées sur un mois de paie clôturé.
Néanmoins, le fichier d'export paie oHRis n'est généralement pas pour autant rejeté dans son intégralité.
Les lignes rejetées sont communément listées dans le rapport d'import du logiciel de paie. La présence de rejets peut permettre de mettre en avant les absences à intégrer manuellement en paye.
Ce paramètre est donc à définir selon le fonctionnement de l'import du logiciel de paie.
Si le paramètre est par exemple égal à 0, l'export ne reprendra que les absences du mois en cours.
Si le paramètre est égal à 1, l'export reprendra les absences du mois M-1.

Exporter:
“Absences terminées uniquement”, un paramétrage pertinent lorsque la date “Exporter jusqu'au” n'est pas la date de fin d'un mois, mais une date en cours de mois.
Les absences exportées sont alors :
- les absences dont la date de fin est antérieure ou égale à la date “Exporter jusqu'au” sélectionnée, avec leur décompte de jours correspondant ;
ET
- les portions* qui appartiennent à des absences dont le mois de début est égal ou postérieur à l'antériorité paramétrée, avec leur décompte de jours correspondant.

Par exemple: si nous nous situons sur le mois juillet, avec une date “Exporter jusqu'au” au 31 juillet et une antériorité à “1” mois, les absences exportées sont :
1 - les absences qui se terminent au plus tard le 31 juillet
Pour une absence du 01/06 au 15/07 dont la portion de juin a déjà été exportée, la portion de juillet est donc exportée avec pour date de début 01/07 et date de fin 15/07. Le décompte renvoyé dans le fichier d'export est le décompte du mois de juillet, soit “15” (si le décompte est en jours calendaires, par exemple).
Pour une absence du 15 juillet au 15 août, la portion de juillet n'est pas exportée car l'absence se termine en août.

2 - les absences dont la date de début est au plus tôt le 1er juin (car l'antériorité a été paramétrée à -1 mois).
si une absence (jamais marquée comme exportée en paie) débute le 1er juin et se termine le 15 juin, l'absence EST exportée.

“Absences terminées et débutées”, un paramétrage pertinent lorsque la date “Exporter jusqu'au” est la date de fin d'un mois
Les absences exportées sont alors :
- les absence dont la date de fin est antérieure ou égale à la date “Exporter jusqu'au” sélectionnée, avec leur décompte de jours correspondant ;
ET
- les portions* qui appartiennent à des absences dont le mois de début est égal ou postérieur à l'antériorité paramétrée, avec leur décompte de jours correspondant.
cf. exemples plus haut dans “Absences terminées uniquement”
ET EGALEMENT
- les absences dont la date de début est antérieure ou égale à la date “Exporter jusqu'au” sélectionnée, avec leur décompte de jours correspondant ;

Par exemple: si nous nous situons sur le mois juillet, avec une date “Exporter jusqu'au” au 15 juillet et une antériorité à “1” mois, les absences exportées sont :
- les absences qui débutent entre le 1er juillet et le 15 juillet inclus
Pour une absence du 10/07 au 15/08, la portion de juillet est donc exportée avec pour date de début 10/07 et date de fin 31/07. Le décompte renvoyé dans le fichier d'export est le décompte du mois de juillet, soit “22” (si le décompte est en jours calendaires, par exemple).

* Qu'est-ce qu'une portion d'absence ?
Une absence de 3 mois dans oHRis est découpée en 3 “portions” d'absence. Cela ne se voit pas à l'écran mais oHRis la subdivise pour pouvoir exposer le mois pertinent au logiciel de paie.