Comment réaliser un export comptable ou paie ?
Sur oHRis, le service comptable peut exporter les données des remboursements réalisées vers la paye et envoyer les ordres de virement au format SEPA. La gestion des notes de frais se trouve allégée grâce à cette dématérialisation.
En tant que gestionnaire comptable sur oHRis vous pouvez réaliser des exports comptable ou paie.
Cas n°1 : Vous souhaitez réaliser un export comptable
1. Cliquez sur le module “Notes de frais” sur votre bandeau supérieur.
2. Sur le menu de gauche, cliquez sur “Exports” pour dérouler le menu puis choisissez “Export comptable”
3. Dans la rubrique “Choix de l'export” :
Déroulez le menu “Type” pour choisir le type d'export que vous souhaitez réaliser, en accord avec votre logiciel (Sage, Cegid, EBP…).
Selon le type d'export que vous avez sélectionné, vous pourrez choisir ou non le séparateur de fichier et/ou le séparateur décimal en déroulant les menus.
A nouveau, selon le type d'export que vous aurez sélectionné vous pourrez choisir ou non d'exporter les en-têtes. Cochez la case prévue à cet effet, pour les exporter.
4. Dans la rubrique “Options” :
Sélectionnez la société concernée.
Indiquez la date jusqu'à laquelle les données doivent être exportées puis choisissez le format de date.
Choisissez le nom que devra porter votre fichier. Cochez la case pour que les notes de frais soient regroupées par nature dans le fichier.
5. La rubrique “Clôture” :
Si vous générez un fichier pour contrôle, ne cochez pas cette case.
Si vous avez déjà réalisé tous les contrôles nécessaires et que toutes les notes de frais doivent être marquées comme exportées en comptabilité, vous devez cocher cette case. Elle aura pour effet de *marquer les notes de frais* (marquage technique dans la base de données oHRis) pour qu'elles ne soient plus exposées dans votre futur fichier d'export comptable.
6. Enfin, cliquez sur “Exporter” pour générer votre export comptable.
Cas n°2 : Vous souhaitez réaliser un export paie
1. Toujours sur le module “Notes de frais” figurant sur votre bandeau supérieur.
2. Cliquez sur “Exports” puis cliquez cette fois sur “Export paie”
3. Dans la rubrique “Choix de l'export”
Déroulez le menu “Type” pour choisir le type d'export que vous souhaitez réaliser (Standard ou Sage)
Si vous avez sélectionner un export Sage, un menu déroulant vous permettra de choisir le séparateur décimal de votre fichier.
Si vous souhaitez exporter les en-têtes, cochez la case prévue à cet effet.
4. Dans la rubrique “Options” :
Déroulez le menu pour sélectionner la société concernée.
Indiquez la date jusqu'à laquelle les données doivent être exportées.
Choisissez le nom que devra porter votre fichier.
5. La rubrique “Clôture” :
Si vous générez un fichier pour contrôle, ne cochez pas cette case.
Si vous avez déjà réalisé tous les contrôles nécessaires et que toutes les notes de frais doivent être marquées comme exportées en paie, vous devez cocher cette case. Elle aura pour effet de marquer les notes de frais (marquage technique dans la base de données oHRis) pour qu'elles ne soient plus exposées dans votre futur fichier d'export paie.
6. Enfin, cliquez sur “Exporter” pour générer votre export paie.
Si vous avez coché le paramètre “Export Comptable” et/ou “Export Paie” dans “Paramétrage > Notes de frais > Paramètres” rubrique “Workflow”,
les notes de frais exportées au statut “Validée” passeront au statut “Payée” en plus du marquage. Sinon, elles resteront au statut “Validée”.
* Dans l'historique de chaque note de frais, vous retrouverez :
- le marquage réalisé par la fonction d'export paie/comptable d'oHRis, et
- le passage au statut Payé, toujours réalisé soit par la fonction d'export paie ou la fonction d'export comptable.
Solution manuelle alternative pour passage en statut "Payée" d'une note de frais
En tant que Gestionnaire, lorsque vous accédez aux notes de frais à payer:
1. Dans le menu “A Payer” affichage des notes de frais en statut “Validée”
2. Cliquez sur “Fait” en bout de ligne pour basculer en statut “Payée”
En colonne Statut, la note de frais n°2 est passée en “Payée”
En revanche, pour rappel, l'export comptable est lié au statut “Validée” et/ou “Payée”,
seule la coche de la section Clôture “Valider les notes de frais à payer suite à l'export” permet le marquage des notes de frais :
(cette coche a pour effet de marquer les notes de frais (marquage technique dans la base de données oHRis) pour qu'elles ne soient plus exposées dans votre futur fichier d'export paie)
