Les types de natures de frais

Mode de saisie
- en sélectionnant “Distance parcourue”, l'utilisateur devra indiquer la distance qui a été parcourue lors de son déplacement. C'est à lui de faire le calcul ou de rechercher l'information,
- en sélectionnant “Adresse de départ/adresse d'arrivée (via Google WS)“, l'utilisateur va renseigner son adresse de départ et son adresse d'arrivée dans le formulaire de la dépense. C'est le logiciel qui calculera automatiquement la distance parcourue.

Si vous avez sélectionné “Adresse de départ/adresse d'arrivée (via Google WS)“ alors vous devez sélectionner une Option du trajet afin de définir si le calcul de la distance doit se faire en optimisant la distance ou la durée. Vous pouvez également indiquer que le trajet doit être calculé en incluant les routes à péages.

Lorsque l'option “Adresse de départ/adresse d'arrivée (via Google WS)“ est activée, l'utilisateur pourra saisir sa dépense en complétant les champs suivants :

En activant le paramètre Gestion des invités , vous permettez aux utilisateurs de préciser dans le formulaire de la dépense s'ils ont invité ou non d'autres personnes.
Vous devez ensuite sélectionner Internes et/ou Externes.

Si vous sélectionnez Internes :

L'utilisateur pourra ajouter un ou plusieurs autres utilisateurs présents dans l'application en complétant le champ dédié dans la dépense.

Si vous sélectionnez Externes :

L'utilisateur pourra renseigner un ou plusieurs invités externes à son entreprise.

Cette information sera également visible dans l'export PDF de la note de frais de l'utilisateur.

Si un plafond est paramétré sur cette nature de frais, le calcul prendra automatiquement en compte le fait qu'il y ait des invités ou non. Comment paramétrer un plafond de dépense ?

Les natures de frais de type Restaurant sont prises en compte dans le calcul du nombre de tickets restaurants (Comment obtenir un export pour commander les titres restaurant ?).

Comme pour la nature de type Hotel, vous pouvez activer la gestion des invités pour les natures de type Restaurant. Ainsi, dans le cas où vous utiliseriez l'export des tickets restaurants, si un utilisateur ajoute un invité interne, celui-ci se verra déduit un ticket restaurant automatiquement.