Comment activer la fonctionnalité onboarding ?
- le préboarding : à partir du moment où la promesse d'embauche est signée, l'objectif est la collecte des informations administratives du nouvel arrivant pour effectuer la DPAE (déclaration préalable à l'embauche), la préparation de l'arrivée du nouveau collaborateur avec notamment la communication en interne et la préparation de son matériel par exemple,
- le onboarding : à partir du moment où le nouvel arrivant débute, le parcours d'intégration RH va débuter (propre à chaque organisation, par exemple, un petit déjeuner de bienvenue, une visite des locaux, un “welcome kit”, organisation d'un mentorat, etc.), jusqu'à la fin de la période d'essai qui est validée.
Puis on passe ensuite sur les processus RH plus classiques à savoir les entretiens annuels, entretiens professionnels etc.
En tant qu'administrateur, il va vous être nécessaire d'intervenir en 4 étapes pour activer l'Onboarding.
Tout au long du parcours, la personne nouvellement embauchée pourra ici également être nommée onboardee.
Il est nécessaire pour commencer de paramétrer la promesse d'embauche.
Cliquez sur Ajouter pour configurer une promesse d'embauche dans la liste des modèles, conformément au déroulé détaillé sur cette page.
Une fois enregistrée, cette promesse d'embauche s'ajoute au tableau avec la liste des modèles de documents :
Il faut s'assurer que toutes les informations qu'il est nécessaire de récupérer de la part du nouvel embauché sont bien configurées au niveau de la structure du dossier.
Donc s'il vous est obligatoire, pour la DPAE notamment, de recueillir le nom de naissance, le nom marital, la date de naissance, le numéro de sécurité sociale, etc. , il convient de vous assurer que tous les champs nécessaires sont bien paramétrés dans la structure de votre dossier RH.
Cliquez sur la rubrique libellée “Société (défaut)” si vous souhaitez paramétrer toute votre instance,
puis rdv dans l'onglet Onboarding et cochez “OUI” pour initier l'activation.
En activant le Onboarding dans cet écran, il sera activé pour toute l'instance, donc s'il y a plusieurs sociétés, il sera activé pour toutes les sociétés.
L'onglet Générateur de document vous permet le paramétrage général décrit ici.
Une fois la coche à “OUI” il convient de paramétrer les différents champs.
1. Paramétrez la promesse d'embauche par défaut : sélectionnez dans le menu déroulant la promesse d'embauche que vous avez créée dans le générateur de documents.
2. Choisissez le champ de destination : une fois la promesse d'embauche signée, on veut la garder donc il faut choisir dans le menu déroulant où on souhaite stocker l'information. Par exemple ici, “contrats et Avenants” ⇒ on retrouvera la promesse d'embauche dans cette rubrique dans la fiche de l'utilisateur.
3. Renseignez l'adresse de la société : une fois que l'utilisateur aura complété son dossier administratif, on va lui communiquer des infos intéressantes dont l'adresse de la société.
4. L'indication pour le 1er jour est intéressante si on souhaite transmettre au nouvel embauché une information particulière concernant un lieu de rdv, par exemple.
5. Vous pouvez également paramétrer un email de bienvenue par défaut.
Pour le sujet du mail, en cliquant sur les variables, vous pouvez paramétrer un message qui s'adaptera au nouvel arrivant (également appelé onboardee),
tout comme le contenu du mail de bienvenue qui peut également se paramétrer avec des variables dynamiques, dont le fonctionnement est identique à celui du générateur de documents.
6. Enfin dans le bas du formulaire, vous pourrez paramétrer un message de bienvenue qui s'affichera au niveau de l'espace oHRis du nouvel arrivant. Ce champ est personnalisable, vous avez ici la possibilité d'insérer le lien d'un pdf, par exemple pour la mutuelle d'entreprise.
7. Et enregistrez en bas de page pour finaliser le paramétrage.
Si l'instance comporte plusieurs sociétés et que vous souhaitez activer le Onboarding sur une seule société uniquement, alors il conviendra de procéder à l'activation dans l'écran de paramétrage à la structure de cette société uniquement :
puis cliquez sur la clé en bout de ligne de la structure concernée,
et dans l'onglet Suivi RH, rdv dans la rubrique Onboarding et suivez le déroulé décrit ci-dessus.
Une fois l'activation de la fonctionnalité Onboarding effective, il convient de retourner dans la structure du dossier afin d'ajuster le paramétrage des champs dont on souhaite récupérer les informations.
Pour ce faire, rdv dans la “Gestion du champ” pour paramétrer la coche Onboarding,
et si on souhaite s'assurer que le nouvel embauché va insérer cette information, on coche également Donnée requise, ce qui rendra cette donnée obligatoire ⇒ l'utilisateur sera bloqué, il ne pourra pas envoyer son dossier tant qu'il n'aura pas complété cette information là.
Et n'oubliez pas d'enregistrer en bas de page pour la bonne prise en compte de vos modifications de paramétrage.