Comment définir l'arborescence d'une activité (ajout/modification/suppression) ?
En tant que gestionnaire, vous avez la possibilité de créer, modifier et supprimer des éléments d'une arborescence.
Une arborescence permet une organisation hiérarchique des activités.
En effet si vous créez par exemple une activité A qui a deux sous activités B et C, cela permet des déclarations plus fines des activités effectuées.
Etape 1 : Accédez à la fiche de l’activité
1. Rendez-vous dans “Paramétrage”,
2. Cliquez ensuite sur “Activités”, puis “Activités”,
3. Cliquez sur “Rechercher” puis sur la ligne correspondante (vous avez la possibilité de filtrer à l'aide des critères de recherche).
Vous accédez à la fiche de l'activité.
Etape 2 : Créez, modifiez et/ou supprimer des éléments dans l'arborescence de l'activité
1. Rendez-vous dans l'onglet “Arborescence”,
2. Cliquez sur “Ajouter” si vous souhaitez intégrer une sous-activité.
L'ajout d'une sous-activité est impossible s'il y a déjà eu des imputations sur l'activité parent.Si vous souhaitez tout de même ajouter une sous-activité, vous devez retirer les imputations de l'activité parent.
Vous pouvez trouver la marche à suivre sur notre manuel : Comment invalider et/ou supprimer une activité ?
Un formulaire s'ouvre.
2. Renseignez les informations nécessaires (obligatoires quand il y a un *),
Pour information :
- Libellé long : il vous permet d'indiquer l'intégralité du nom de l'activité, cette donnée sera visible dans le tableau récapitulatif des activités (Paramétrage > Activités > Activités) et dans certaines extractions,
- Libellé court : il s'agit de l'information qui apparait dans les critères de recherche des extractions, sur la feuille d'activités et dans le résultat des extractions.
ce libellé à une limite de 50 caractères.- Référence 1, 2 et 3 : elles vous permettent d'ajouter des informations supplémentaires comme des codes par exemple.
Ces informations peuvent être nécessaires pour les audites ou les organismes qui finances des recherches.
3. Dans le cas d'une arborescence, sélectionnez le “Parent” qui en sera la base,
4. L'onglet “actif” doit être coché à “oui”,
5. Cliquez sur “Enregistrer”.
Vous avez alors créer la première sous-activité rattachée à l'activité parent. Vous pouvez en créer autant que nécessaire.
Exemple : déclaration d'une activité avec plusieurs sous-activités.
Pour pouvoir enregistrer la déclaration, vous devez sélectionner tous les niveaux de l’arborescence.
Exemple: Les myriapodes > Habitat des myriapodes > Chêne Sessile.
Si vous souhaitez modifier ou supprimer une ou plusieurs arborescences, retournez dans l'onglet “Arborescence” de la fiche de l'activité.
Pour apporter des modifications à l'arborescence, cliquez sur le crayon au bout de la ligne, vous accèderez alors au même formulaire que lors de la création. Effectuez les modifications et cliquez sur “Enregistrer”,
Pour supprimer une ou des sous-activités, cliquez sur la poubelle au bout de la ligne.
La suppression d'une sous-activité est impossible s'il y a déjà eu des imputations sur la sous-activité en question.Si vous souhaitez tout de même supprimer une sous-activité, vous devez retirer les imputations de cette sous-activité.
Vous pouvez trouver la marche à suivre sur notre manuel : Comment invalider et/ou supprimer une activité ?
Vous avez la possibilité de modifier la relation parent - enfant à tout moment même s'il y a déjà des imputations.
Exemple : vous avez créé une Activité A, deux sous-activités B et C, et une sous-activité D rattachée à l'activité B.
Si vous souhaitez que cette activité D soit finalement rattachée à l'activité C, vous pouvez le faire dans le formulaire “Arborescence > Ajouter”, dans le champ “Parent” sélectionnez le parent souhaité (Activité C pour reprendre l'exemple).
Les modifications seront automatiquement répercutées sur la feuille d'activités des utilisateurs concernés.